在新加坡，根據《公司法》第171條，每家公司必須任命一位公司秘書，以確保遵守當地的公司法規。這位公司秘書不僅是一個行政角色，更是公司治理的重要組成部分，對於公司的運營和發展至關重要。
公司秘書的職責與要求
任職要求
根據法規，新加坡公司秘書必須符合以下條件：
- 法規知識：公司秘書應具備深厚的公司法知識，熟悉各項法定申報要求及合規性。
- 居住要求：公司秘書的主要居住地必須在新加坡，這對於本地和外資公司皆適用。
- 普通居民身份：符合普通居民資格的包括新加坡公民、永久居民及某些工作通行證持有者。
若公司未能遵守相關法規，政府可能要求其更換符合公共公司秘書要求的秘書，這包括擁有一定的工作經驗或相關專業資格。
不符合資格的情況
根據《公司法》，以下人員無法擔任公司秘書：
- 唯一董事：若公司只有一名董事，該董事無法同時擔任公司秘書。
- 被禁任者：因未遵守法規而被剝奪秘書資格的人士。
任命及解雇程序
新成立的公司必須在六個月內任命公司秘書，且無法讓該職位空缺超過六個月。公司秘書的任命需由董事會通過決議，並且需向會計與企業管制局（ACRA）提交相應的申報。
若公司決定更換秘書，通常可以通過董事會決議進行解雇，並在14天內向ACRA提交終止申請。
主要服務範疇
新加坡的公司秘書承擔多重職責，包括：
- 法定申報：處理各類與ACRA的申報，包括董事和高管的任免、年度報告的提交等。
- 維護登記：保持必要的法定登記，如股東登記、董事登記等。
- 會議管理：協助籌備董事會和股東大會，記錄會議紀要，草擬決議文等。
公司秘書的關鍵角色
顧問角色：公司秘書為董事提供專業建議，幫助他們履行法定責任，並確保公司遵循法律規範。
股東聯繫人：作為董事會與股東之間的橋樑，公司秘書需保持與股東的有效溝通，確保其意見被充分考慮。
合規官：公司秘書負責確保公司遵循新加坡的法律法規，並提供有關企業治理的建議。
受託人角色：公司秘書應保護公司的利益，避免利益衝突，並確保所有操作的透明度和合規性。
新加坡的公司秘書在公司治理中扮演著不可或缺的角色。無論是確保法規遵守還是協助董事會運作，公司的成功往往依賴於這個職位的有效運作。隨著企業的發展，許多公司選擇專業的企業服務公司來提供公司秘書服務，以確保合規性並支持業務增長。
