公司秘書是公司管理的重要組成部分，秘書的任命程序必須在公司註冊後進行。本文將闡明馬來西亞公司秘書的職能和職責。
馬來西亞公司秘書的要求
在馬來西亞，每家公司必須至少有一名秘書，並滿足以下要求：
- 必須是自然人
- 年滿十八歲或以上
- 必須是馬來西亞公民或永久居民，且居住在馬來西亞
-
必須是馬來西亞公司委員會認可的專業機構的成員，例如：
- 馬來西亞特許秘書及行政人員協會（MAICSA）：這是一個專業機構，代表馬來西亞的特許秘書和治理專業人士。MAICSA的成員通常在公司治理和相關領域具有豐富的經驗。
- 馬來西亞公司秘書協會（MACS）：這是馬來西亞的公司秘書協會，致力於促進專業知識的分享。成為MACS的會員意味著遵循專業道德和持續專業發展的目標。
- 馬來西亞律師公會：這是馬來西亞法律從業人員的全國性協會，對於具備法律知識的公司秘書而言，該組織的會員資格可能是必要的。
- 馬來西亞會計師協會（MIA）：這是馬來西亞的會計師全國性機構，成為MIA的會員顯示出在會計和財務事務方面的相關技能。
- 馬來西亞註冊會計師協會：這是馬來西亞的註冊會計師專業機構，對於處理財務管理和報告的公司秘書而言，具備該專業資格是有利的。
- 沙巴律師協會：這是代表沙巴州律師的協會，對於在該州工作的公司秘書來說，成為會員可能會有幫助。
- 砂拉越律師協會：這個協會由砂拉越州的律師組成，舉辦宣傳活動和研討會，對於涉及法律事務的公司秘書來說，成為會員是必要的。
馬來西亞公司秘書的資格限制
如果任何個人符合以下情況，則不具備擔任公司秘書的資格：
- 未解除的破產：如個人仍在破產狀態且未獲得釋放，則不能擔任公司秘書。
- 根據第198條的定罪：如因詐騙或不當行為被定罪，則不適合擔任秘書職位。
- 執業許可證終止：根據第241條規定，登記官會發放證書以證明公司秘書的資格。如果未持有該證書，則無法擔任秘書。
馬來西亞公司秘書的任命、辭職或解除
任命公司秘書
根據《公司法》，公司必須在註冊後的一個月內任命秘書。任命必須經董事書面確認。每家公司至少應有一名公司秘書，但《公司法》並未限制公司秘書的數量。
需要登記的資訊包括：
- 全名：必須與官方身份證明文件上的姓名一致。
- 身份證明：包括護照號碼、國家身份證號碼或其他明確身份的文件。
- 居住地址：以便提供有效的聯絡地址。
- 業務地址（如有）：如果秘書擁有與居住地址不同的商業場所，則需記錄。
- 職業：需說明秘書的工作類型或領域。
- 資格詳情：包括學歷、專業證書和相關專業機構的會員資格。
辭職
當公司秘書決定辭職時，需向董事會提交書面通知，說明辭職意圖。若任命合同或章程未另有規定，則在通知提交後30天內，秘書的職務將正式結束。公司需在秘書離職後14天內通知登記官，以確保公司人員變更的記錄準確。
解雇公司秘書
根據《公司法》第239條，董事會有權通過董事會決議解除公司秘書的職務。解雇決定必須符合任命信中的條款或公司章程的規定。董事會需經過正式程序，通過董事會決議後才能做出解雇決定。
馬來西亞公司秘書的角色和責任
馬來西亞公司秘書的職責包括：
- 參加董事會會議，提供必要的支持和記錄。
- 確保公司遵守《公司法》的要求。
- 確保公司秘書文件的準確性和完整性。
- 組織年度股東大會（AGM），包括所有必要文件的準備和合規性。
- 與股東和董事保持持續的對話，回應他們的問題和關注。
- 向相關機關提交公司回報和年度稅務申報。
- 更新和維護法定書籍和文件，包括成員、董事和抵押登記。
- 向馬來西亞公司委員會（CCM或SSM）提交最新的法定信息以確保合規。
公司董事是否可以擔任公司秘書？
《公司法》允許董事同時擔任公司秘書，但第242條規定，當某些角色需要分開時，個人不得同時擔任兩個角色。這一措施確保公司治理系統有足夠的保障，以避免利益衝突和缺乏監督的情況。
所有公司都必須有一名公司秘書，以執行與公司運營相關的各種職能，並確保公司遵守《公司法》和相關章程。SMEBro提供各種馬來西亞的公司秘書服務，支持企業的合規運營。
