在香港的家族辦公室領域，人們通常熟知 “單家族辦公室” 和 “多家族辦公室” 這兩種主要類型，然而，家族辦公室的第三種類型 ——“嵌入式家族辦公室” 卻往往被忽視，少有人對其進行深入探討。
香港作為一個國際金融中心，擁有著大量的家族企業。在這些家族企業之中，衍生出了眾多的嵌入式家族辦公室。所謂嵌入式家族辦公室，就是 “嵌入” 在家族企業內部，沒有獨立的、正式的組織實體。它附寄於家族企業，充分利用家族企業現有的資源和人力，比如董事長秘書、經理助理或者會計人員等，來兼顧處理家族事務。這些家族事務大部分涉及財務方面的事宜，或者與家族收入相關的報稅問題，以及會計和法律方面的事務等等。換句話說，家族企業的工作人員不僅要為企業的運營服務，同時還要承擔起為家族管理事務的責任。在家族企業中，家族成員一般都掌握著企業的控制權和管理權，所以要求員工既為企業服務，又替家族辦事的情況，實際上並不少見。
家族企業在全球範圍內都是最為普遍的企業形式之一。尤其是在亞洲地區，家族企業所佔的比例非常高，對經濟增長的貢獻也極為巨大。以香港為例，香港有將近七成的上市公司都是家族企業。在中國內地，雖然家族企業的歷史只有短短 40 多年，但是它們佔國內生產總值（GDP）的比例高達 60%。另外，根據去年 3 月發布的《2023 年安永全球家族企業調查報告》中的一個比喻，如果把全球 500 大家族企業看作是一個單一的國家經濟體，那麼這個單一經濟體將會成為僅次於美國和中國的第三大經濟體。由此可見，家族企業對全球經濟具有著巨大的影響力。
事實上，大大小小的家族企業數量之多，遍佈全球各地，真可謂是 “無處不在”。而由家族企業衍生出來的嵌入式家族辦公室，必然也是數目眾多。香港同樣如此，擁有著數十萬的家族企業，其嵌入式家族辦公室的數量遠遠超過如今人們所有估算的家族辦公室數目。所以，在我們研究家族辦公室的時候，絕對不能忽視這些嵌入式家族辦公室。因為只要條件成熟，這些嵌入式家族辦公室就有機會發展成為 “單家族辦公室”。對於香港來說，這是最為穩固的基本盤，將會助力香港做大做強家族辦公室事業。
那麼，家族企業為什麼會選擇以嵌入式家族辦公室的方式來管理家族事務呢？其中最直接的原因就是節約成本。家族認為在當下，家族事務並不是特別複雜，沒有必要花費大量的資源去設立一個專門的團隊來負責。所以，他們就把管理家族事務的工作配置到家族企業中，由企業內部的員工來處理。
此外，“信任與忠誠” 也是一個非常重要的因素。在家族企業裡，負責處理家族事務的人，大多數都是交給企業內的 “老臣子”。這些 “老臣子” 長期與企業創辦人或者主事人一起打拼，是信得過的心腹之人。於是，家族事務便順理成章地交給他們來處理，而不會輕易交給外人。
然而，“信任與忠誠” 也並不見得只有好處沒有壞處。首先，負責處理家族事務的 “老臣子”，既對企業的事務瞭如指掌，又對老闆的家事知之甚詳。這樣一來，這個家族的生意和家事的私密程度就大打折扣了。那些不想為外人知道的隱私，就有可能存在外洩的風險，甚至因此對家族企業的生意產生不利影響。很顯然，“公私難分”，兩者捆綁在一起，並且相互影響的情形，不宜長期持續下去。
其次，企業內部的員工，對負責家族事務的心腹員工往往會有戒心，甚至會產生嫉妒心。這樣的情況對於家族企業的工作團結性，可能會產生不利的影響。再者，負責家族事務的企業員工，不一定對家族所需的各個方面都面面精通，其專業性可能會有所不足。
正因為如此，嵌入式家族辦公室會到達一定的瓶頸期。在這種情況下，它就會促使自身變身發展為更正式和專業的單家族辦公室。當然，成本效益的考慮始終是一個十分重要的因素。不過，對於資產已經達到設立 “單家辦” 規模的嵌入式家族辦公室，可以按部就班地進行發展。例如，可以把兼職處理家族事務的企業員工變為全職員工，一步一步地把嵌入式家族辦公室發展成為單家辦，最終由專業的人才來管理家族事務。
既然香港政府積極推動家族辦公室業務，那麼筆者認為，政府除了賣力地爭取來自其他各地區的家族辦公室落地香港之外，也需要對本地的家族企業多一些支援，穩固好這個基本盤。政府可以對家族企業的嵌入式家族辦公室提供更多的政策優惠，比如通過稅務優惠，來激勵它們 “華麗轉身”，發展成為單家辦。根據 2023 年 5 月通過的《2022 年稅務（修訂）（家族投資控權工具的稅務寬減）條例草案》，由單一家族辦公室在香港管理，並且符合 2.4 億港元的最低資產門檻及實質活動要求的家族投資控權工具，其合資格交易可獲豁免繳付利得稅。這個政策沒有對資金來源地區有特別的限制，那麼是否說明本地的家族辦公室也可以享受這個優惠呢？除了稅務優惠之外，當然還必須有配套的人才政策，助力家族辦公室的正式化和專業化。
總而言之，香港在發展家族辦公室事業的過程中，有不少潛在的增長點，嵌入式家族辦公室就是其中之一。這需要香港政府仔細地進行規劃，充分發揮嵌入式家族辦公室的潛力，為香港的家族辦公室事業注入新的活力。
