精準的財務記錄是小型企業成功的關鍵。傳統觀念認為，要經營好一家公司，首先必須管好公司的財務。因此，準確記錄公司大小帳目，是任何小型企業蓬勃發展的基石。 不同的企業採用不同的財務管理方式，有些由老闆親自處理，有些委託員工負責，也有一些外包給專業公司。無論採用何種方式，企業主都應掌握簿記的基本知識，以便履行納稅義務，了解公司營運狀況，並規劃未來發展。
簿記員的角色
簿記是會計的一部分，負責收集和整理財務文件。簿記員的工作是收集、整理和歸檔所有與公司財務相關的資料，日常任務包括：編制發票、收據、薪資記錄、帳單、銀行及信用卡對帳單、報稅表和申報表等。完善的簿記制度能提供必要的數據，協助企業主或會計師預測公司發展，診斷公司財務健康狀況。
簿記對小型企業的重要性
追蹤獲利能力: 簿記提供的數據能清晰呈現公司一段時間內的收入與支出，判斷公司是否盈利，並據此規劃未來發展及改進策略。透過簡單計算，還能得出毛利率、利潤率、資產報酬率、股本報酬率及已動用資本報酬率等關鍵指標，評估公司效率和盈利能力。
維持現金流，改善財務管理: 小型企業財力有限，現金流至關重要。良好的簿記能清楚呈現公司收入和支出狀況，確保有足夠現金支付營運支出。正確的財務記錄，例如現金流量表，能更輕鬆地分析財務狀況，找出需要改進的領域。
協助納稅準備: 即使將報稅工作外包給專業公司，完整的收支記錄也能讓專業人士更準確地向稅務機關申報，避免因單據遺失（尤其支出單據）而錯失扣稅機會。
內部控制: 系統化的商業交易記錄能加快問題帳目的查找和修正。 清晰的記錄更有助於追蹤可疑帳目，及早發現潛在的欺詐行為。
簿記員職責概要
- 記錄每日財務交易，並保持準確的分類帳。
- 核對收據，並透過現金或支票支付款項。
- 監控辦公室費用，並支付供應商發票。
- 協助處理報稅表格。
- 處理和維護工資記錄。
- 核實交易準確性，確保正確記錄在適當的分類帳。
- 整理每日和每月的財務及統計報告。
應保留的財務記錄
根據稅務規定，所有在香港經營業務的企業，都必須保留足夠的收入和支出記錄，以確定應評稅利潤，且至少保留7年。 這些記錄包括：
- 記錄收款及付款（或收入及開支）的帳簿。
- 核實帳簿記錄所需的基本文件，例如單據、銀行結單、發票、收據等。
- 有關業務的資產及負債記錄。
- 每日收款及付款記錄，以及相關證明資料。
- 年底的資產負債記錄，包括債務人和債權人清單及盤點資料。
