客戶挑戰:高速擴張下的合規失控危機
一家快速成長的香港生物科技企業,因團隊專注研發與融資,長期忽略公司治理體系搭建。隨著B輪融資後啟動上市籌備,審計發現多項致命漏洞:股東會決議缺失書面記錄、重要控制人登記冊(SCR)未及時更新、關聯交易未依《公司條例》第14部披露,更因逾期提交周年申報表遭公司註冊處罰款。若無法在6個月內完成合規整改,將直接影響聯交所上市進程。
秘書公司如何系統化重塑企業管治
1. 合規體檢與風險分級
我們啟動「全週期合規診斷」,從公司註冊文件、董事會運作流程到法定登記冊(如董事名冊、押記登記冊)逐一核查,鎖定3大高風險領域:
決策程序缺失:過往股東特別決議未經正式會議程序
信息披露延誤:持股變動超法定5%門檻未申報
架構衝突:公司章程與股東協議條款存在矛盾
生物科技企業的CEO李先生坦言:「我們一直專注於技術突破,沒想到合規問題會成為上市的最大障礙。幸虧秘書公司及時介入,幫我們梳理出關鍵風險點。」
2. 治理體系重建與實務培訓
重新編纂《董事手冊》,嵌入合規決策流程(如關聯交易迴避機制)
導入電子化公司秘書平台,自動追蹤申報期限(如NAR1周年報表、IRBR2利益申報)
為董事會定制《上市合規指南》,解析《上市規則》第13.09條(持續披露責任)與第14A章(關連交易)
李先生表示:「秘書公司不僅提供了完整的治理框架,還為我們的董事會成員進行了專題培訓,讓大家對合規要求有了更深刻的理解。」
3. 危機應對與監管溝通
針對已發生的註冊處罰款,我們代客戶起草解釋信並附整改證明,成功將處罰金額降低60%。同步建立「合規預警三層機制」:
即時監控:跟蹤《公司(章程範本)修訂條例》等法規更新
季度沙盤推演:模擬聯交所聆訊問答,強化文件備存(如證明重大決議的「董事會書面決議」正本)
年度壓力測試:審查潛在利益衝突場景(如員工持股計劃與《證券及期貨條例》的合規對接)
李先生分享:「秘書團隊的危機處理能力令人印象深刻,不僅幫我們降低了罰款,還建立了一套長效的合規預警機制,讓我們能夠提前應對潛在風險。」
成果:
經過5個月的系統化整改,企業不僅完成SCR補登記、補發歷年缺失的股東會通告,更獲公司註冊處書面確認「無未解決違規事項」。聯交所反饋指出其公司秘書制度「具備業界標竿水準」,最終成功通過上市聆訊。
李先生對我們的服務給予高度評價:「秘書團隊不僅修復了合規漏洞,更幫我們建立起比上市公司更嚴謹的治理DNA。他們的專業支持讓我們在上市進程中少走了很多彎路,節省了大量時間和成本。」
為什麼企業需要專業公司秘書?
法定責任護盾:公司秘書是《公司條例》第474條明定的法定職位,失職將導致董事承擔連帶責任
治理價值轉化:優化董事會運作效率(如運用書面決議機制加速決策),將合規轉為投資者信心背書
風險定價能力:完善合規記錄可降低上市保薦費用與董責險費率,直接影響企業估值
從創業初期的公司章程設計,到上市進程的監管攻防戰,專業公司秘書始終是企業合規運營的「戰略中樞」——既要守住法規底線,更要成為驅動商業價值的隱形引擎!
李先生總結道:「對於像我們這樣高速成長的企業來說,專業秘書服務不僅是合規的保障,更是業務擴展的加速器。他們的專業與高效讓我們能夠專注於核心競爭力的提升,真正實現了『輕裝上陣』。」