香港公司秘書服務包甚麼？2027 續約前必須確認的項目

每年收到公司秘書續約通知，不少香港中小企老闆第一時間只會看價錢，確認付款後便完成續約。

但你有沒有想過，公司秘書服務每年究竟幫你處理甚麼？除了提交周年申報表（NAR1），還有沒有包括公司資料更新、重要控制人登記冊（SCR）及法定文件管理？

有些公司每年都有支付公司秘書費用，卻不清楚服務範圍。直到需要更換董事、轉讓股份或準備公司文件時，才發現部分工作並不包含在原有套餐內。

2027年即將到來，如果你的香港公司準備續約，不妨先了解以下服務內容及注意事項，避免漏交文件或產生不必要的額外費用。

一、香港公司秘書是甚麼？有限公司一定要聘請嗎？

公司秘書（Company Secretary）是香港有限公司的法定職位，主要協助公司處理法定文件、公司紀錄及相關申報工作。

根據香港《公司條例》，每間香港私人有限公司都必須委任至少一名公司秘書。

委任時亦有基本要求：

• 如果由個人擔任，必須通常居於香港。

• 如果由法人團體擔任，其註冊辦事處或營業地點必須設於香港。

• 如果公司只有一名董事，該董事不能同時擔任同一家公司的公司秘書。

因此，即使公司只有一名股東、沒有實際營運，或暫時沒有聘請員工，仍然需要符合公司秘書的法定要求。

對於沒有專職行政人員的中小企，外判公司秘書服務便是一個常見選擇。

二、香港公司秘書服務通常包括甚麼？

不同服務商的套餐內容並不完全相同。有些只提供基本法定申報，有些則會連同註冊地址、文件管理及公司資料更新一併處理。

續約前，建議先了解以下六個主要服務範圍。

1. 周年申報表（NAR1）

這是公司秘書服務中最基本、亦最重要的工作之一。

香港私人有限公司一般需要每年向公司註冊處提交周年申報表 NAR1，申報公司的最新資料，包括：

• 公司註冊辦事處地址

• 董事及公司秘書資料

• 股東及股份資料

• 公司股本等相關資料

一般私人有限公司須於公司成立周年日後42日內提交 NAR1。

即使公司沒有營業、沒有收入，亦不能單純因為沒有業務而忽略周年申報。

2. 公司法定紀錄管理

有限公司需要保存多項法定紀錄，並在資料有變動時及時更新。

常見紀錄包括：

• 董事登記冊（Register of Directors）

• 公司秘書登記冊（Register of Company Secretaries）

• 股東登記冊（Register of Members）

• 重要控制人登記冊（SCR）

• 董事會會議紀錄及股東決議文件

例如，公司更換董事、轉讓股份或更新股東資料，都可能涉及相關紀錄更新及法定文件處理。

3. 重要控制人登記冊（SCR）

SCR 是香港公司合規管理中容易被忽略的一環。

香港本地有限公司（上市公司除外）必須識別及確認對公司具有重大控制權的人士，並備存重要控制人登記冊。

一般需要記錄：

• 重要控制人的身份及資料

• 持股比例及控制權性質

• 成為重要控制人的日期

• 指定代表人的姓名及聯絡資料

公司亦必須委任至少一名指定代表（Designated Representative），協助執法人員查閱相關登記冊。

SCR 不需要交到公司註冊處登記，但必須按照規定在香港備存，並在資料變動時更新。

續約時應確認服務商是否包括 SCR 資料檢查、更新及指定代表安排，而不是只在公司成立時提供一次文件。

4. 董事及股東資料變更申報

如果公司在年度內出現人事或股權變動，便可能需要提交額外法定表格。

常見情況包括：

例如，公司新增一名董事，一般需要在委任後15日內提交 ND2A。

如果公司更改註冊地址，亦須按規定提交 NR1。

要注意，並非所有公司秘書套餐都包括上述變更申報。有些服務商會另外收取文件處理費及政府費用，簽約前應先確認。

5. 公司註冊地址及信件處理

部分公司秘書服務亦會提供香港註冊辦事處地址，方便公司接收政府部門及公司註冊處的正式信件。

常見服務包括：

• 提供香港註冊辦事處地址

• 代收政府及商業信件

• 通知客戶有重要文件到達

• 按約定安排掃描或轉寄信件

不過，註冊地址服務不一定包含在公司秘書基本套餐內。

如果公司目前使用服務商提供的註冊地址，續約時應確認地址是否繼續有效，以及終止服務後如何安排地址轉換。

6. 董事會及股東決議文件

當公司涉及股權調整、董事委任、銀行開戶或其他重要公司決策時，可能需要準備董事會決議或股東書面決議。

公司秘書服務商可按服務範圍協助準備相關文件，例如：

• 董事會決議

• 股東書面決議

• 董事會會議紀錄

• 股東大會相關文件

如果公司需要安排周年股東大會（AGM），亦應確認套餐是否包括會議通知、決議文件及會議紀錄等工作。

一般私人有限公司須在會計參照期結束後9個月內舉行 AGM，但單一成員公司及符合其他法定豁免條件的公司，可能毋須舉行。實際安排亦須考慮公司章程。

三、公司秘書服務不一定包括甚麼？

這是續約時最值得留意的地方。

不少老闆會以為，只要每年支付公司秘書費用，所有公司行政及合規工作便已經有人處理。

事實上，公司秘書、會計理帳、審計及稅務申報屬於不同服務範圍。

特別要留意，周年申報表 NAR1 與商業登記證（BR）是兩項不同的事項。

NAR1 是向公司註冊處提交的公司周年申報；商業登記證則由稅務局負責，分為一年及三年有效期。

即使公司已經完成 NAR1 申報，亦不代表商業登記證已經續期。

因此，續約時最好逐項確認服務內容，避免誤以為一項服務已經涵蓋所有公司合規工作。

四、2027年公司秘書續約前，必須確認的 7 個項目

與其只比較不同公司的年費，不如先檢查目前的服務是否符合公司需要。

以下清單可以在續約前逐項核對：

Company Secretary Renewal Checklist

• 公司是否仍有有效的公司秘書委任？

• 本年度 NAR1 是否已按時提交？

• 董事、股東及公司地址資料是否最新？

• SCR 是否已更新，並有合適的指定代表？

• 董事、股東或股份變更是否已完成相關申報？

• 公司註冊地址及信件代收服務是否繼續有效？

• 續約費是否已列明政府費用、額外申報費及其他服務收費？

建議公司將每年的公司秘書文件及政府申報紀錄整理保存。

如果公司有股東變更、董事離職或股份轉讓等情況，更應及早通知服務商，避免等到年結才發現資料不一致。

五、公司秘書續約費用如何比較？不要只看年費

香港不同公司秘書服務商的收費及套餐內容有所不同。

有些以低價吸引客戶，但只包括基本周年申報；有些則會提供註冊地址、SCR 管理及信件處理等配套。

比較報價時，建議留意以下幾點：

1. 基本年費：是否包括公司秘書委任及周年申報？

2. 政府費用：NAR1 登記費及其他政府費用是否已包含？

3. 額外申報：董事、股東及地址變更如何收費？

4. SCR 服務：是否包括日常資料更新？

5. 地址服務：是否提供註冊地址及信件代收？

6. 客戶支援：收到政府信件或有緊急申報需要時，能否及時跟進？

另外，選擇服務商時，亦應確認對方是否持有有效的 TCSP（信託或公司服務提供者）牌照。

在香港以業務形式提供相關信託或公司服務，須按《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》取得適用牌照。客戶可透過公司註冊處的 TCSP 公開登記冊查核服務商資料。

六、公司秘書與會計理帳需要分開處理嗎？

兩者的工作不同，但對公司日常管理同樣重要。

公司秘書主要處理法定公司紀錄、周年申報及公司資料變更；會計理帳則負責整理收入、支出、銀行交易及其他財務紀錄。

如果公司只處理公司秘書續約，卻沒有定期整理會計帳目，到了年結時仍可能需要花大量時間補回資料。

尤其是有日常交易、員工薪酬或多項營運支出的公司，建議將公司秘書、會計理帳及審計安排一併規劃。

這樣不但有助管理公司合規事項，亦能減少年結及報稅時的重複工作。

七、SMEBro 協助香港中小企處理公司秘書及合規事務

公司秘書服務不只是每年提交一次周年申報表，更重要的是確保公司資料及法定紀錄保持完整，減少因遺漏申報而產生的問題。

SMEBro 為香港中小企提供公司秘書及企業支援服務，協助處理周年申報、公司資料變更、法定文件及相關合規安排。

除了公司秘書服務，亦可按企業需要安排：

• 公司註冊及成立

• 公司秘書服務

• 會計理帳

• 法定審計

• 利得稅申報

• 公司註銷

如果你的公司準備在2027年續約，或者不確定現有公司秘書服務是否足夠，可以先了解目前的服務範圍，再比較合適的方案。

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