秘書服務 case study

客戶挑戰：高速擴張下的合規失控危機一家快速成長的香港生物科技企業，因團隊專注研發與融資，長期忽略公司治理體系搭建。隨著B輪融資後啟動上市籌備，審計發現多項致命漏洞：股東會決議缺失書面記錄、重要控制人登記冊（SCR）未及時更新、關聯交易未依《公司條例》第14部披露，更因逾期提交周年申報表遭公司註冊處罰款。若無法在6個月內完成合規整改，將直接影響聯交所上市進程。 秘書公司如何系統化重塑企業管治 1. 合規體檢與風險分級 我們啟動「全週期合規診斷」，從公司註冊文件、董事會運作流程到法定登記冊（如董事名冊、押記登記冊）逐一核查，鎖定3大高風險領域： 決策程序缺失：過往股東特別決議未經正式會議程序 信息披露延誤：持股變動超法定5%門檻未申報 架構衝突：公司章程與股東協議條款存在矛盾 生物科技企業的CEO李先生坦言：「我們一直專注於技術突破，沒想到合規問題會成為上市的最大障礙。幸虧秘書公司及時介入，幫我們梳理出關鍵風險點。」   2. 治理體系重建與實務培訓 重新編纂《董事手冊》，嵌入合規決策流程（如關聯交易迴避機制） 導入電子化公司秘書平台，自動追蹤申報期限（如NAR1周年報表、IRBR2利益申報） 為董事會定制《上市合規指南》，解析《上市規則》第13.09條（持續披露責任）與第14A章（關連交易） 李先生表示：「秘書公司不僅提供了完整的治理框架，還為我們的董事會成員進行了專題培訓，讓大家對合規要求有了更深刻的理解。」   3. 危機應對與監管溝通 針對已發生的註冊處罰款，我們代客戶起草解釋信並附整改證明，成功將處罰金額降低60%。同步建立「合規預警三層機制」： 即時監控：跟蹤《公司（章程範本）修訂條例》等法規更新 季度沙盤推演：模擬聯交所聆訊問答，強化文件備存（如證明重大決議的「董事會書面決議」正本） 年度壓力測試：審查潛在利益衝突場景（如員工持股計劃與《證券及期貨條例》的合規對接） 李先生分享：「秘書團隊的危機處理能力令人印象深刻，不僅幫我們降低了罰款，還建立了一套長效的合規預警機制，讓我們能夠提前應對潛在風險。」     成果：經過5個月的系統化整改，企業不僅完成SCR補登記、補發歷年缺失的股東會通告，更獲公司註冊處書面確認「無未解決違規事項」。聯交所反饋指出其公司秘書制度「具備業界標竿水準」，最終成功通過上市聆訊。 李先生對我們的服務給予高度評價：「秘書團隊不僅修復了合規漏洞，更幫我們建立起比上市公司更嚴謹的治理DNA。他們的專業支持讓我們在上市進程中少走了很多彎路，節省了大量時間和成本。」 為什麼企業需要專業公司秘書？ 法定責任護盾：公司秘書是《公司條例》第474條明定的法定職位，失職將導致董事承擔連帶責任 治理價值轉化：優化董事會運作效率（如運用書面決議機制加速決策），將合規轉為投資者信心背書 風險定價能力：完善合規記錄可降低上市保薦費用與董責險費率，直接影響企業估值 從創業初期的公司章程設計，到上市進程的監管攻防戰，專業公司秘書始終是企業合規運營的「戰略中樞」——既要守住法規底線，更要成為驅動商業價值的隱形引擎！ 李先生總結道：「對於像我們這樣高速成長的企業來說，專業秘書服務不僅是合規的保障，更是業務擴展的加速器。他們的專業與高效讓我們能夠專注於核心競爭力的提升，真正實現了『輕裝上陣』。」