視像會議是混合工作常見場景，但其間需要長時間、近距離面對鏡頭，容易令人感到緊張焦慮，出現「Zoom疲勞」的情況。為改善混合工作的體驗，有港企利用3D空間平台製作虛擬辦公室，讓員工利用「數碼分身」（Avatar）進行日常工作，甚至舉辦培訓活動。
在疫情期間，很多港企利用Zoom軟件在家中進行視像會議。但不久後就發現，使用Zoom時需要集中注視熒幕一處，長時間進行的話，會感到相當疲累，變相降低了工作效率。
AI自動化方案 紓職業怠倦留人才
於是有公司探索Zoom以外的替代方案，並找到一款名為Spot的3D虛擬空間平台。他們透過該平台設計自家的虛擬辦公室，當中的虛擬設施包括不同類型的會議室、開放式共用空間和茶水間等，讓員工、客戶和學員通過「數碼分身」使用。
即使疫情逐漸消退，防疫限制措施亦早已解除，但仍會繼續混合工作模式。現時約有6成的日常營運流程，例如開會、討論教材內容、簡報等，都能通過虛擬辦公室完成。此外，每星期約有一至兩次會回到實體辦公室，處理交收物資、面對面交流聯誼等在虛擬空間無法完成的事。
未來辦公模式 實體虛擬空間結合
有使用過該平台的公司認為混合工作模式是大勢所趨，把實體和虛擬空間結合，將是未來的辦公模式。但不要因為科技的渠道，而冷卻了人際關係，而是應該通過科技維持人際互動之間的溫度，所以不定期回到實體辦公室與同事或客戶見面，也是有一定的需要。
虛擬空間能為時間安排帶來更多靈活性，例如該公司所舉辦的培訓課程，有一半數量已在虛擬空間上進行，這讓學員更方便安排日程，也毋須指定他們到某一地方上堂，節省更多時間和車費。
建共融職場
站在公司的角度，由於香港的辦公室和場地租金都頗昂貴，因此在虛擬空間上舉辦活動，也能減省不少營運成本；同時，虛擬空間也打破了地域的限制，讓更多不同地區的人來參與培訓，這對開拓更廣泛市場都有積極作用。
調整心態規劃流程 員工要自律
對於虛擬辦公室的普及程度，相比起歐美地區，這在香港的認受性明顯較低。環境因素可能是主要原因，例如美國人從家中到辦公室上班，車程距離普遍都較遠，這時使用虛擬辦公室的意義會較大；而香港地方細、交通配套也方便，這不易令僱主找到誘因嘗試使用。
要有效採用虛擬辦公室和混合工作模式，僱主和員工都需要調節心態和想法。例如當辦公模式搬至網上進行時，意味同事之間未必會經常見面，這時就要調整工作分配安排，規劃好哪些流程能夠獨自完成、哪些必須見面處理等。至於員工方面，自律也相當重要，且要懂得主動安排及完成該負責的工作。
改善IT員工福祉 企業注重遙距工作
作為僱員能夠長期安排混合工作，在虛擬辦公室完成大部分事務，也是一種員工福利。因為在該模式下，毋須每天在通勤上浪費時間；也將這些節省下來的時間，投放在家庭成員身上，真正達到工作與生活平衡。
