「同事出去見客，車費點報好？」
這條問題每間有外勤同事的公司都會遇到，而多數公司的做法都是行政上最方便那一種：每月給一筆固定金額，或者叫同事自己出，年尾報稅時自己去扣。
兩種做法都能運作，但稅務後果並不相同——一種會令員工白白多交稅，另一種會令員工根本扣不到。真正划算的第三種，行政上只是多做一張表。
先弄清一件事：推給員工自己扣，多數扣不到
老闆常見的想法是「同事自己報稅扣返就得」。實務上很少行得通。
薪俸稅下的開支扣除門檻極高，要同時滿足三個條件：開支確實由員工招致並有當時的紀錄支持；開支發生在執行職務的過程之中；而且是履行該職務所必須的。
最常卡住的是後面兩項：
「執行職務之中」這一關。 由住所前往工作地點、或由工作地點返回住所，本身不算執行職務——那是為了抵達可以開始工作的地方。路程多遠、要不要過境、要早起多久，都不改變性質。
「必須」這一關。 判斷標準不是老闆有沒有要求員工這樣做，而是：沒有這筆開支，這份職務是否根本無法履行。如果搭公共交通也做得成，只是慢一點、辛苦一點，就不算必須；因方便或個人選擇而多花的錢，同樣不算。
再加上一條貫穿全局的規則：舉證責任在納稅人身上。拿不出當時的紀錄，稅局不需要反駁，申索本身已經站不住。
所以，要讓這筆錢真正發揮稅務效果，必須在公司層面處理。
三種安排，逐一比較
安排一：每月定額車津貼
最常見，行政最簡單——每月固定發放一筆，例如1,500元，不需要單據。
問題在於，這筆錢在性質上接近薪酬。它一般會被視為僱員的應課稅入息，需要在僱主報稅表上申報。而員工想反過來就這筆開支申索扣除，又要面對上述三關。
實際效果是：公司出了錢，員工要為這筆錢交稅，而員工能扣回的機會不高。中間白白蒸發了一截。
安排二：員工自己承擔
公司什麼都不給，員工自掏腰包。
公司這邊沒有支出，自然沒有扣除可言；員工那邊面對三關，多數過不了。這是三種安排中最差的一種——錢照樣花了，但整筆都沒有稅務效果，只是把成本壓在員工身上，長遠也影響外勤同事的士氣。
安排三：憑單據實報實銷業務開支
員工代公司墊支，事後憑單據與行程紀錄實報實銷。
這種安排下，開支性質上是公司的業務開支，而不是員工的薪酬。公司可就為產生應課稅利潤而招致的部分申索扣除；而員工收到的只是墊支款項的歸還，性質上與薪酬不同。
行政上要多做的，就是一張報銷表。相對前兩種，這是唯一能讓錢真正發揮稅務效果的做法。
那張報銷表應該有什麼
沒有紀錄的報銷，等於沒有報銷。實務上建議每一筆外勤開支都對應以下資料：
- 日期
- 去向（客戶名稱或地點）
- 事由（見客、送貨、交文件、驗貨）
- 交通方式與金額
- 單據正本（的士單、隧道費收據、油站單）
- 申請人與批核人簽署
自行駕車的話，另外加一項里程紀錄（起訖地點與公里數），並按公司訂明的每公里標準計算。
關鍵字是「同期」——這些資料要在開支發生的當下記錄，不是年結時憑記憶補做。事後補做的紀錄，性質上只是聲稱。
公司名下的車輛：另一套規則
如果公司本身持有車輛，處理方式又不同。
車輛屬資本性質，購入成本不能直接作開支扣除，但可以按稅務上的折舊免稅額安排逐年扣減；油費、保養、保險、牌費等日常支出，則可就業務用途的部分申索扣除。
三個必須留意的地方：
一，私人用途要剔除。 老闆的座駕如果同時用作私人用途，那部分不能算作業務開支。有清楚的用車紀錄，這條數才拆得開。
二，提供車輛給員工私人使用，可能構成員工的福利。 這不是「公司出錢就與員工無關」，處理不當會在僱主報稅表上出現問題。
三，紀錄要保存足夠年期。 稅務條例要求業務紀錄保存不少於七年。單據、報銷表、里程紀錄都屬於這一類。
老闆最容易做錯的兩件事
第一，把車津貼當成「加人工的替代品」。 有些公司為了讓同事覺得有着數，把部分薪金包裝成車津貼。這在稅務上通常討不到便宜，反而令申報變得複雜。
第二，等到年結才處理。 會計師在年結時能做的，只是把已有的紀錄整理入帳。沒有的東西，補不出來——這也是為什麼很多公司明明真的花了錢，最後在稅務上什麼都拿不到。
現在可以做的一件事
翻一翻公司過去三個月的支出，看看外勤交通費是怎樣入帳的：是每月一筆固定數字，還是逐筆有單有紀錄？
如果是前者，值得重新設計一次。這件事改起來不難，主要是建立表格與流程，一次做好之後就是日常操作。
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