香港新工作模式|虛擬與混合辦公室 平衡生活
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香港新工作模式|虛擬與混合辦公室 平衡生活

視像會議是混合工作常見場景,但其間需要長時間、近距離面對鏡頭,容易令人感到緊張焦慮,出現「Zoom疲勞」的情況。為改善混合工作的體驗,有港企利用3D空間平台製作虛擬辦公室,讓員工利用「數碼分身」(Avatar)進行日常工作,甚至舉辦培訓活動。   在疫情期間,很多港企利用Zoom軟件在家中進行視像會議。但不久後就發現,使用Zoom時需要集中注視熒幕一處,長時間進行的話,會感到相當疲累,變相降低了工作效率。   AI自動化方案 紓職業怠倦留人才 於是有公司探索Zoom以外的替代方案,並找到一款名為Spot的3D虛擬空間平台。他們透過該平台設計自家的虛擬辦公室,當中的虛擬設施包括不同類型的會議室、開放式共用空間和茶水間等,讓員工、客戶和學員通過「數碼分身」使用。   即使疫情逐漸消退,防疫限制措施亦早已解除,但仍會繼續混合工作模式。現時約有6成的日常營運流程,例如開會、討論教材內容、簡報等,都能通過虛擬辦公室完成。此外,每星期約有一至兩次會回到實體辦公室,處理交收物資、面對面交流聯誼等在虛擬空間無法完成的事。   未來辦公模式   實體虛擬空間結合   有使用過該平台的公司認為混合工作模式是大勢所趨,把實體和虛擬空間結合,將是未來的辦公模式。但不要因為科技的渠道,而冷卻了人際關係,而是應該通過科技維持人際互動之間的溫度,所以不定期回到實體辦公室與同事或客戶見面,也是有一定的需要。   虛擬空間能為時間安排帶來更多靈活性,例如該公司所舉辦的培訓課程,有一半數量已在虛擬空間上進行,這讓學員更方便安排日程,也毋須指定他們到某一地方上堂,節省更多時間和車費。   建共融職場   站在公司的角度,由於香港的辦公室和場地租金都頗昂貴,因此在虛擬空間上舉辦活動,也能減省不少營運成本;同時,虛擬空間也打破了地域的限制,讓更多不同地區的人來參與培訓,這對開拓更廣泛市場都有積極作用。   調整心態規劃流程   員工要自律   對於虛擬辦公室的普及程度,相比起歐美地區,這在香港的認受性明顯較低。環境因素可能是主要原因,例如美國人從家中到辦公室上班,車程距離普遍都較遠,這時使用虛擬辦公室的意義會較大;而香港地方細、交通配套也方便,這不易令僱主找到誘因嘗試使用。   要有效採用虛擬辦公室和混合工作模式,僱主和員工都需要調節心態和想法。例如當辦公模式搬至網上進行時,意味同事之間未必會經常見面,這時就要調整工作分配安排,規劃好哪些流程能夠獨自完成、哪些必須見面處理等。至於員工方面,自律也相當重要,且要懂得主動安排及完成該負責的工作。   改善IT員工福祉 企業注重遙距工作   作為僱員能夠長期安排混合工作,在虛擬辦公室完成大部分事務,也是一種員工福利。因為在該模式下,毋須每天在通勤上浪費時間;也將這些節省下來的時間,投放在家庭成員身上,真正達到工作與生活平衡。