香港公司第一次請人：MPF、Payroll、IR56E、僱傭紀錄完整 Checklist

香港開公司門檻低，但「請第一個人」才是真正由老闆變成僱主的一刻。由員工上班第一日起，五條法定責任同時生效——僱傭合約、勞工保險、強積金、計糧、稅務申報——而且分屬三個不同部門（勞工處、積金局、稅務局），各有各的死線和罰則。

最常見的情況不是老闆不想做，而是不知道要做。以下按時間順序拆解每一項，文末附完整 Checklist。

一、請人前必須完成的兩件事

1. 買勞工保險（僱員補償保險）

這不是「買咗好啲」，是法例要求。 根據《僱員補償條例》，僱主必須為所有僱員投購有效的僱員補償保險，不論全職、兼職、臨時工，亦不論只請一個人還是一百個人。

• 時點：員工上班第一日前已須生效，不能等入職後才補買。
• 罰則：沒有有效保單而僱用員工屬刑事罪行，最高可被罰款 HK$100,000 及監禁 2 年；一旦發生工傷，所有僱員補償須由公司自行承擔。
• 投保前要準備：公司名稱及商業登記號碼、業務性質、員工人數及職位、預計全年薪酬總額、工作地點。

2. 簽僱傭合約，並確認是否屬「連續性合約」

香港法例不強制書面合約，但書面合約是唯一能保護僱主的文件。沒有白紙黑字，一旦爭議，勞資審裁處多數按員工陳述及行業慣例處理。

「連續性合約」（俗稱 418）：受僱於同一僱主連續 4 星期或以上，且每星期工作 18 小時或以上。符合者即享有《僱傭條例》下的全部權益——有薪法定假日、有薪年假、有薪病假、遣散費及長期服務金等。

合約至少應列明：職位、工作地點、入職日期、試用期（如有）、工資金額及工資期、發薪日、工時及休息日安排、假期安排、終止通知期、是否包括佣金或花紅及其計算方法。

二、入職後 60 日內：強積金

登記

年滿 18 至 64 歲、連續受僱 60 日或以上 的全職及兼職僱員，僱主須於其受僱的首 60 日內安排參加強積金計劃。這 60 日按日曆日計算，包括周末及公眾假期，不是實際工作日。

留意是「首 60 日內完成」，不是第 60 日才開始辦。公司若未有強積金計劃，須先選擇受託人開立僱主戶口，這一步本身需時。

供款

「有關入息」範圍相當廣：基本工資、假期津貼、佣金、花紅、賞金、合約酬金、各項津貼及貼士均計算在內，不是只計底薪。

罰則與其他要點

• 拖欠供款屬刑事罪行，除須繳付欠款 5% 附加費外，最高可被罰款 HK$450,000 及監禁 4 年。
• 自 2025 年 5 月 1 日起，強積金「對沖」安排已取消，僱主不能再以強積金僱主供款部分抵銷遣散費或長期服務金，須另行預算這筆成本。
• 「積金易」（eMPF）平台正分階段接收各受託人，行政流程逐步統一，僱主應留意所屬受託人的遷移時間表及登入方式變更。

三、每月要做：Payroll 計糧

出糧時限

工資須於工資期屆滿後 7 日內支付。僱傭關係終止時，所有應付款項（包括代通知金、未放年假補薪）須於終止日起 7 日內支付。逾期支付工資屬違法。

最低工資（2026 年最新）

• 法定最低工資由 2026 年 5 月 1 日起為每小時 HK$43.1（此前為 $42.1）。
• 適用於所有僱員，不論月薪、日薪、時薪或件薪，不論長工、臨時工、全職或兼職。
• 工時紀錄門檻同步提高至月薪 $17,600：僱員月薪低於此數，僱主必須備存其總工作時數紀錄。
• 若工資期橫跨 5 月 1 日，5 月 1 日或之後的工時須按新時薪分段計算。

假期與薪酬

不可以「買假」：法定假日不能以金錢代替，須實際安排放假；如需員工於法定假日上班，須於前後 60 天內安排另定假日，並最少 48 小時前通知。

「713」平均工資

計算法定假日薪酬、年假薪酬、病假津貼、產假薪酬及代通知金時，均須採用前 12 個月的每日或每月平均工資，並剔除無薪或未工作期間及該等期間的款項。用「最後一個月底薪」直接計，是中小企最常見的計錯位，尤其在有佣金或花紅的職位上差距可以很大。

四、稅務：IR56E 及其後

入職：IR56E

聘用一名可能須繳納薪俸稅的員工，僱主須在入職日起 3 個月內提交 IR56E，通知稅務局有新納稅人加入公司。稅務局據此為員工開立稅務檔案並寄發個人報稅表。

例：員工 2026 年 4 月 3 日入職，IR56E 須於 2026 年 7 月 3 日前交回。

之後的三份表格

年度申報門檻（2025/26 年度）：單身人士全年入息 $132,000 或以上須報；已婚人士、兼職員工、董事則不論入息多寡都要報。即使公司全年沒有僱員，收到 BIR56A 仍須剔「沒有」交回。

無合理辯解而未有遵辦申報要求，可被罰款 HK$10,000，法庭並可命令限期補交。

五、僱傭紀錄：要保存什麼、保存多久

須備存的工資及僱傭紀錄包括：僱員姓名及身份證號碼、職位、入職日期、工資期、每個工資期的工資總額（連同各項津貼、佣金、花紅的細項）、扣減項目及理由、法定假日及年假的放取紀錄、病假紀錄、休息日安排、通知期長度、終止僱傭日期。

勞工處可要求僱主出示相關紀錄，未能提供屬違法。實務上，這批紀錄同時也是應付勞資審裁處申索、審計核數及稅務查詢的唯一憑據。

六、Deadline 時間軸

七、新手僱主最常見的七個錯誤

1. 試用期不供強積金 試用期與強積金供款責任無關。只要符合年齡及受僱期條件，僱主供款由受僱第一日起計。

2. 員工月薪低於 $7,100 就以為雙方都不用供 僱員免供，僱主仍須供 5%。這是最多人搞錯的一項。

3. 兼職、散工不買勞保、不登記強積金 兼職同樣受《僱員補償條例》及《強積金條例》保障，與全職一視同仁。

4. 用「當月底薪」計假期薪酬及代通知金 應用前 12 個月平均工資。有佣金、花紅的職位，計法不同可以差幾千元，亦是勞資審裁處常見爭議。

5. 以「自僱／freelance」包裝實際的僱傭關係 是否僱傭關係按實際工作安排判斷（控制權、工作時間、工具由誰提供、能否自行決定接單），不是看合約寫什麼名稱。判斷錯誤會同時觸發勞保、強積金及稅務三方面責任。此外，若對方不作申報，該筆支出亦可能不獲扣稅。

6. 沒有提交 IR56E 小公司最常遺漏的一步。即使已在年度 IR56B 申報全年薪酬，稅務局一般會接受，但不代表可以省略。

7. 沒有備存工時紀錄 只要僱員月薪低於 $17,600，就必須備存總工作時數紀錄，沒有打卡系統也要有可查核的紀錄。

八、完整 Checklist

A. 請人前

• 已投購僱員補償保險，保單於員工上班日前生效
• 已備妥書面僱傭合約（職位、工資、工資期、發薪日、工時、假期、通知期）
• 已確認該職位是否屬連續性合約（418）
• 已確認薪酬換算時薪不低於法定最低工資
• 公司已開立強積金僱主戶口（未有者須先選定受託人）

B. 入職首週

• 收齊員工資料：中英文姓名（與身份證一致）、身份證副本、住址、婚姻狀況、聯絡電話、緊急聯絡人
• 銀行戶口資料（發薪用）
• 簽妥合約雙方各執一份
• 開立員工檔案（紙本或系統）
• 設定工時／出勤紀錄方式

C. 入職首 60 日

• 完成強積金登記，取得參加證明
• 向員工提供強積金計劃資料及受託人聯絡方法
• 設定每月供款流程及繳款提醒

D. 入職首 3 個月

• 提交 IR56E，並將副本交予員工
• 如設試用期，於期滿前完成評估並書面確認

E. 每月例行

• 按時計糧，工資期屆滿後 7 日內支付
• 出具糧單（列明工資期、基本工資、津貼、扣減項目、強積金供款）
• 供款期完結後 10 日內繳交強積金
• 更新出勤、假期及工時紀錄

F. 每年例行

• 4 月：收取 BIR56A，於 1 個月內連同 IR56B 交回，副本交予員工
• 5 月：檢視最低工資新水平是否影響現有薪酬結構
• 續保僱員補償保險
• 更新年假結餘及長假安排
• 核對全年薪酬總額與會計帳目人工支出一致

G. 員工離職時

• 確認是否會離港，決定用 IR56F 或 IR56G
• 於離職／離港前 1 個月提交表格
• IR56G 個案：扣存所有款項直至收到「同意釋款書」
• 終止日起 7 日內付清所有款項（含未放年假補薪、代通知金）
• 終止強積金供款並通知受託人
• 僱傭紀錄繼續保存 6 個月，薪酬紀錄保存 7 年

九、FAQ

Q1：只請一個兼職，都要買勞保和登記強積金嗎？ 勞保要，一個員工都要買，且不論工時長短。強積金方面，年滿 18 至 64 歲、連續受僱 60 日或以上的兼職員工同樣須登記。

Q2：試用期內辭退員工，還需要處理這些嗎？ 需要。勞保由第一日起必須有效；強積金登記責任在首 60 日內；若受僱期少於 60 日可豁免強積金，但勞保及稅務申報責任不受影響。

Q3：員工月薪 $6,000，強積金怎樣處理？ 低於有關入息下限 $7,100，僱員無須供款，但僱主仍須按實際入息供 5%，即 $300。

Q4：可以用「自僱合約」請人，避開強積金和勞保嗎？ 不可以。是否僱傭關係按實際工作安排判斷，不是按合約標題。一旦被認定為僱傭關係，過往未供的強積金、未買的勞保及未作的稅務申報會一併追究。

Q5：出糧遲幾日有問題嗎？ 有。工資須於工資期屆滿後 7 日內支付，逾期屬違法，並須就逾期款項支付利息。

Q6：糧單一定要出嗎？ 《僱傭條例》要求僱主備存工資及僱傭紀錄，並須讓僱員知悉工資計算方式。實務上，清晰糧單既是合規基礎，亦是日後爭議時最直接的證據。

Q7：請人之後，會計上要注意什麼？ 薪酬、強積金僱主供款及勞保保費均屬可扣稅營運開支，但必須有完整紀錄支持。年度 IR56B 申報的薪酬總額，須與帳目中的人工支出核對一致，否則核數及稅務審查時會被追問。

Q8：這些事可以外判嗎？ 可以。Payroll、強積金供款及僱主報稅表申報是典型的外判項目，但法定責任始終在僱主身上，外判不等於轉移責任，仍須確保服務方按時處理並保留紀錄。

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