收到稅務局查詢信：回覆期限、所需文件與處理步驟

不少老闆第一次收到稅務局的查詢信，第一個反應是擔心公司是否出了大問題。事實上，稅務局在評稅過程中發信查詢是常見做法，目的是核實報稅表上的數字，並不等於已認定公司有違規。

真正會令事情變複雜的，通常不是查詢本身，而是逾期不回覆、回覆內容前後矛盾，或者拿不出紀錄。以下整理收到查詢信後應如何處理。

一、先確認信件是否真確

2026 年 9 月，稅務局發出警告，指有人假冒「商業登記署」發出詐騙電郵，以「合規最終通知」等字眼要求收件人在 24 小時內下載附件。在處理任何稅務信件前，應先確認來源：

二、分清是哪一類信件

稅務局發出的信件種類不少，處理方法各有不同：

本文集中討論第一類：查詢信。

三、回覆期限

查詢信上會列明回覆限期，常見為發信日起計約一個月。處理期限時有幾點要留意：

• 以信上列明的日期為準，不要自行假設。
• 如未能如期回覆，應在限期前以書面申請延期，並說明原因及預計可提交的日期。是否批准由稅務局決定。
• 不要置之不理。未有回覆，評稅主任可按手上資料作出評稅，企業日後要推翻便須提出反對，過程更費時。

四、稅務局常查詢的範疇

查詢信的內容視乎報稅表上的數字而定，常見範疇包括：

五、需要準備的文件

按查詢內容，一般需要準備以下文件的相關部分：

根據《稅務條例》，在香港經營業務的人須就入息及開支備存足夠紀錄，並保存至少 7 年。沒有合理辯解而未有備存紀錄，最高可被罰款 100,000 元。

六、處理步驟

第一步：逐項列出問題

把查詢信上的每一個問題逐項列出，確認稅務局要求的是「資料」、「文件副本」還是「解釋」。避免遺漏，也避免提供未被要求的資料。

第二步：核對報稅資料

翻查當年提交的報稅表、財務報表及計算表，確認稅務局查詢的數字從何而來。回覆內容必須與已提交的資料一致；如發現當年申報有錯誤，應在回覆中如實說明。

第三步：整理證明文件

按問題次序整理文件，並清楚標示每份文件對應哪一個問題。文件數量多時，可附上文件清單。

第四步：撰寫書面回覆

回覆應簡潔、具體，以事實為本：

• 逐項回答，次序與查詢信一致
• 引用具體數字及日期
• 解釋交易性質時，以文件佐證
• 不作推測或未經核實的陳述

第五步：保留副本及提交紀錄

提交前把回覆信及所有附件完整影印或掃描存檔，並保留郵寄或電子提交的紀錄。日後如有跟進查詢，可以準確引用過往的回覆。

七、常見錯誤

稅務局的罰款政策顯示，若少報稅款，主動及完整披露的個案，加徵稅款的幅度一般明顯低於未有披露的個案。發現錯誤時，如實說明通常是較好的處理方式。

八、日常可以做的預防

查詢信能否順利處理，很大程度取決於公司平日的紀錄是否整齊：

1. 按月整理賬目：收入、支出與銀行紀錄定期對賬，年終報稅時便不用倉促補做。
2. 公私分開：公司款項與個人款項分戶處理，董事往來應有清晰紀錄及說明。
3. 單據按年份歸檔：電子或實體均可，但須能在需要時迅速找到。
4. 重大交易留存背景資料：大額開支、關連交易、離岸業務安排，應保留合約、往來函件及決策紀錄。

結語

稅務局查詢信本身並不可怕，關鍵在於按期回覆、內容與報稅資料一致，並有紀錄支持。平日把賬目和單據整理妥當，收到查詢時便能從容應對。如查詢涉及較複雜的稅務問題，應及早諮詢合資格的稅務專業人士。

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